Bekijk de video

Kort samengevat

Zodra een meeting in Claritalk verwerkt is, kan de koppeling twee dingen voor je doen:

• Taken aanmaken in Odoo — alle actiepunten uit de meeting worden als taken (project.task) in Odoo gezet, netjes gekoppeld aan de juiste afspraak in je agenda.
• Een pdf-verslag uploaden naar Odoo — het volledige verslag wordt als bijlage toegevoegd aan de agenda-afspraak. Optioneel kan ook de samenvatting als notitie op de afspraak gezet worden.

Wat gebeurt er precies na een meeting?

1. De meeting wordt verwerkt

   Nadat je conversatie is beëindigd, maakt Claritalk het verslag, de samenvatting en de takenlijst — zoals altijd, ongeacht of je een Odoo-koppeling hebt.

2. Het systeem checkt: mag ik versturen?

   De koppeling treedt pas in werking als je Odoo-koppeling actief en verbonden is, de gewenste acties aanstaan in je instellingen, en de meeting gekoppeld is aan een afspraak in je Odoo-agenda (anders weet het systeem niet waar de taken en bijlages moeten staan). Werkt je organisatie met een goedkeuringsstroom, dan wordt er pas verstuurd na goedkeuring van het verslag.

3. De acties worden uitgevoerd

   Taken aanmaken: voor elk actiepunt maakt Claritalk een taak aan in Odoo, met in de omschrijving een directe link terug naar de agenda-afspraak.
   Pdf-verslag uploaden: het verslag wordt als pdf toegevoegd aan de Odoo-afspraak; de bestandsnaam bevat de meetingnaam en datum.
   Optioneel — samenvatting als notitie: de samenvatting wordt onder de bestaande notities op de afspraak toegevoegd, nooit overschreven.

Wanneer wordt er verstuurd?

Wat kun je zelf instellen?

Je hebt volledige controle over wat er wel en niet naar Odoo gaat. In je profielinstellingen onder Marketplace › Odoo kun je:

• De koppeling aan- of uitzetten door je Odoo-gegevens in te vullen (Odoo-URL, database, e-mail en wachtwoord).
• Per actie aangeven of je hem wil gebruiken (taken aanmaken, pdf uploaden, samenvatting als notitie).
• Koppelen aan een meeting-type — beperk acties tot bepaalde soorten meetings, bijvoorbeeld alleen klantgesprekken.
• Type rapport kiezen — bepaal welk pdf-rapport geüpload wordt (standaard: “Algemeen rapport”).

Welke gegevens worden uitgewisseld?

Vanuit Claritalk naar Odoo:

• De actiepunten/taken uit je meeting.
• Het pdf-verslag van de meeting.
• Optioneel: een tekstuele samenvatting als notitie.
• Een link tussen taak en agenda-afspraak.

Vanuit Odoo naar Claritalk:

• Je agenda-afspraken van de afgelopen 7 dagen — zodat je een meeting kan koppelen aan de juiste Odoo-afspraak.
• De notities die op die afspraken staan.

Wat als er iets misgaat?

Lukt de koppeling niet (bijvoorbeeld omdat je wachtwoord in Odoo gewijzigd is of een afspraak niet meer bestaat), dan krijg je daar bericht van. Bij handmatig verzenden ontvang je een melding per e-mail als het misging. Verbind je koppeling dan opnieuw in je instellingen en verstuur alsnog handmatig.

Veiligheid

Veelgestelde vragen

• Moet ik per meeting iets doen om de koppeling te gebruiken? Nee. Zolang je meeting gekoppeld is aan een Odoo-agenda-afspraak en de acties aanstaan, gebeurt alles vanzelf.
• Kan ik de samenvatting nog aanpassen voordat hij naar Odoo gaat? Ja — gebruik de goedkeuringsstroom, of stuur de meeting handmatig naar de integratie zodra je tevreden bent.
• Wat gebeurt er als ik een meeting opnieuw verstuur? De taken en het pdf-verslag worden opnieuw aangemaakt in Odoo. Notities worden toegevoegd, niet overschreven.
• Werkt dit ook zonder gekoppelde agenda-afspraak? Nee. De koppeling heeft een Odoo-afspraak nodig als “anker” om taken en bijlages aan te hangen.